papierloos werken

Terwijl ik in de garage zit te wachten op de herstelling van mijn auto lees ik een noodkreet. KRuiMeL schetst een vertouwd beeld : een ‘clean white desk’ maar een laptop vol chaos. Tot een goed jaar geleden sloeg ik in paniek als mijn vier-kleuren-Bic zoek was, dan viel heel mijn systeem in duigen. Dat systeem bestond verder nog uit een atomaschrift en een kleurcode die enkel ik kende. Ik ben ook de enige die mijn geschrift kan ontcijferen dus wat betreft security zat dat wel goed. Dankzij het vernuft van het atomaschrift met verwisselbare bladzijden had ik de boel redelijk onder controle, vond mijn nog-niet-digitale ik. Vooraan een blad met de losse todo’s, die ik stelselmatig afstreepte wanneer ze gebeurd waren. Blad vol betekende een nieuw blad vooraan bijsteken en de to-do’s konden zich verder opstapelen in vier kleuren.

Toch besloot ik eens te experimenteren met OneNote, wat standaard onder MSOffice zit. Inmiddels zijn we een jaar later en is het laatste atomaschrift nooit meer vol geraakt. Thuis had ik al  zonder veel succes Evernote geprobeerd. Ofwel gebruik ik dat verkeerd, ofwel is het ontsproten aan het brein van iemand die zijn papieren chaos in een digitaal produkt heeft gegoten. Ik vond het nog altijd een rommeltje en het grootste verschil met de atomaschriftjes was de zoek-functie.  Maar nu dus OneNote in combinatie met Outlook, wat een gemak! OneNote bleek zo simpel en overzichtelijk dat mijn innerlijke autist spontaan een vreugdedansje begon. Je kan je bijna niet verkeerd organiseren hiermee. Serieus gasten van Evernote: tijd voor een make-over.

Hoe ik georganiseerd ben:

– De laptop gaat overal mee naartoe, en een muis waarvan de kabel automatisch oprolt (ik ben een sukkel met het touchpad.)

Mailbox organiseren: ik spendeerde een blauwe maandag (of twee) aan het volledig leegmaken van mijn inbox. Alle mails zitten in mappen, per project of afdeling of andere logische indeling. Verder niks, geen kleurtjes of tags of wat dan ook wegens niet nodig, zie verder. Aan de rechterkant van mijn mailbox heb ik de Takenlijst zichtbaar gezet.

Taken aanmaken vanuit e-mail : Mails waarmee ik nog iets moet doen krijgen een vlaggetje  ‘vandaag’, ‘morgen’ of  ‘volgende week’. Taken zonder einddatum zijn des duivels!  Het is een kwestie van kritisch zijn, iets waarvan ik denk ‘mja eigenlijk zou ik eens….’ geef ik geen vlaggetje maar stop ik in OneNote, in de sectie ‘Interessante dingen voor als ik ooit eens even tijd heb’.

Nota’s organiseren : ik heb maar één Notitieblok in OneNote, waarbinnen ik een aantal Secties heb aangemaakt. Secties zijn de ‘notebooks’  uit Evernote maar dan handiger. Ik maakte eentje per project, eentje voor het wekelijkse team-overleg, eentje voor ‘Interessante dingen voor als ik ooit eens even tijd heb’.  In het echt heet die sectie anders en zijn het er niet één maar meerdere, maar voor het gemak noem ik het hier maar zo. Deze secties zie je als tabblaadjes naast elkaar, bovenaan het scherm. Per Sectie kan je zoveel Pagina’s aanmaken als je wil (Pagina’s zijn de ‘notes’ uit Evernote), deze verschijnen in een lijstje aan de rechterkant van het scherm. De recentste pagina staat automatisch onderaan, maar je kan ze eenvoudig vastpakken en verslepen, geweldig handig wanneer je niet noodzakelijk in logische volgorde werkt (guilty as charged.)

Nota’s bij vergaderingen nemen: rechtsklikken op een geplande vergadering in de Outlook agenda geeft een link naar OneNote (in het Nederlands staat er ‘Notities bij Vergadering’). Je krijgt dan een nieuwe pagina met de titel, datum en deelnemers van de vergadering al ingevuld. Ideaal voor verslagen die je moet rondsturen. Ik gebruik dit ook vóór de aanvang van de vergadering om even te noteren wat ik zou willen bespreken. Je kan op elk moment via de Outlook agenda terug naar de aangemaakte OneNote pagina springen en dat is wreed, wreed handig.

Nota’s aanmaken vanuit e-mail : rechtsklikken op een e-mail in je inbox geeft ook een link naar OneNote.  Je kan een nieuwe pagina aanmaken voor de mail of deze invoegen bij een bestaande pagina, de mail wordt dan keurig onderaan je tekst ingeplakt.

– Taken aanmaken vanuit nota’s : je kan een deel tekst selecteren in een OneNote pagina, rechtsklikken en er automatisch een taak in Outlook voor maken.

– Audio en video opnames : je kan met OneNote ook met één druk op de knop een audio of video opname maken, die dan automatisch als link ingevoegd zit bij je nota. Zelf heb ik dit nog nooit gebruikt maar een collega nam laatst een lastige conference call op.

Losse to-do’s beheren : kleinere to-do’s die van overal en nergens komen stop ik rechtstreeks in een Taak in Outlook  met het vlaggetje ‘vandaag’, ‘morgen’ of ‘volgende week’. Opnieuw: taken zonder einddatum zijn des duivels!

En nu het mooie : wanneer je dit consequent toepast moet je alleen nog maar de taken in je Outlook takenlijst afhandelen! Wat in feite het eigenlijke werk zou moeten zijn, n’est-ce pas? En al je nota’s, verslagen, schermafdrukken, interessante passages uit e-mails, enz.. zitten netjes bij mekaar in je eigen logische indeling in OneNote. Mét handige zoekfunctie (over de secties heen indien gewenst).

Intussen ruim een jaar zo bezig, en ik moet zeggen: het werkt geweldig goed voor mij.  Ik ben benieuwd of ik hiermee nog iemand uit de digitale puree heb kunnen helpen!

 

Advertenties

5 thoughts on “papierloos werken

  1. Pingback: mijn onopgeruimde bureau #projectblogboek | Mafaldine

    • Oei. Het gaat vooral over het vervangen van papieren nota’s door nota’s in OneNote; en het vervangen van losse, papieren todo-lijstjes door takenlijstjes in Outlook. Als je ergens specifieke vragen over hebt, shoot!

      Like

Zeg je gedacht hierover!

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s